Le Pays Bigouden Sud s’appuie sur Mégalis Bretagne pour mener à bien une démarche globale de mise en conformité avec la loi Informatique & Libertés
Dans le cadre d'un travail de sensibilisation initié en 2011, et dans la continuité de la création du Club des Correspondants Informatique & Libertés bretons, le Syndicat mixte Mégalis Bretagne a accompagné en 2013 cinq collectivités pilotes dans leur mise en conformité à la loi Informatique & Libertés.
Retour d'expérience avec l'une d'entre elles, la Communauté de communes du Pays Bigouden Sud (CCPBS) représentée par Claire Le Gal, Directrice Générale Adjointe.
Vous avez décidé d'engager la CCPBS dans une démarche Informatique & Libertés. Pouvez-vous nous donner les raisons ?
La CCPBS a mis en place de nouveaux services à destination des bigoudens tels que : un service de portage de repas auprès des seniors (environ 400 repas/jour), ou bien un CLIC, service de coordination et d'information gérontologique pour accueillir, orienter et conseiller les plus de 60 ans dans les démarches de maintien à domicile ou d'entrée en institution. Les informations collectées dans ce cadre concernent des domaines très variés : des coordonnées complètes mais aussi liées à l'accès au domicile (digicode…), aux habitudes alimentaires, au mode de vie (cohabitation intergénérationnelle, vie en couple...). Par ailleurs, signalons que dans le cadre d’un accompagnement ponctuel pour des démarches, nous avons connaissance de données (que nous ne conservons pas) sur les ressources et la situation fiscale des personnes.
On l’aura compris, ces services de la CCPBS en faveur de la population bigoudène ont donc nécessairement recours à des informations relativement sensibles voire confidentielles. Cela nous a incité à réfléchir, d’une part à une démarche globale, en mettant en œuvre les obligations du secteur social et médico-social (loi du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale), et d’autre part à une démarche respectueuse des données personnelles.
C’est pourquoi la collectivité a choisi d’engager une démarche en matière d’Informatique & Libertés, notamment en étendant celle-ci à l’ensemble des compétences de la communauté de communes.
En quoi l'accompagnement proposé par Mégalis Bretagne vous a-t-il permis d’avancer dans votre projet ? Quels sont les premiers résultats ?
L'accompagnement de Mégalis Bretagne nous a permis d'adopter une vraie méthode assortie d’un premier calendrier de travail et d'un argumentaire pertinent à l’adresse des équipes ; cela nous a été fort utile car les services n’étaient pas tous motivés par la démarche ou bien installés dans des habitudes de travail qui ne nous semblaient pas entièrement satisfaisantes.
Concernant les résultats, nous avons, d'ores et déjà, recensé l'ensemble des traitements de données personnelles, listé les démarches de mise en conformité (déclaration simplifiée, dispense de déclaration, déclaration normale) et mis en œuvre la plupart des déclarations manquantes.
Reste encore à mener plusieurs actions consistant à achever les déclarations pour les fichiers existants, mettre en place une charte informatique et nommer un Correspondant Informatique & Libertés. Mais aussi rester en alerte pour les nouveaux traitements (par exemple, nous avons déclaré notre nouvelle solution web SIG) et recueillir les informations auprès des fournisseurs de logiciels en cloud. A ce sujet se pose encore la question de la propriété des bases de données et de leur récupération dans le cas où nous changerions de fournisseur et/ou de logiciel.
Quels conseils donneriez-vous à une collectivité qui souhaite se lancer dans une telle démarche ?
J’aurais deux conseils principaux à leur donner. Le premier serait de choisir un chef de projet qui connaisse les dossiers en cours et les enjeux et qui soit entendu et écouté par les différents services.
Deuxièmement, mener cette démarche de façon très pragmatique parce qu’on ne peut pas mener tout de front : il faut définir des priorités et arbitrer entre la démarche symbolique, le règlement des dysfonctionnements les plus flagrants, le ciblage d’un service particulièrement concerné...
Mégalis Bretagne propose des ateliers d'une demi-journée pour vous former à la Loi Informatique & Libertés. Pour vous inscrire en ligne, cliquez ici.
